Algemene voorwaarden: wat mag erin staan en hoe zorg je dat ze van toepassing zijn?

Elke ondernemer heeft te maken met vele afspraken en overeenkomsten. Het is teveel werk om al die afspraken elke keer individueel met partijen overeen te komen. Om tijd en werk te besparen kunt u algemene voorwaarden opstellen die standaard van toepassing zijn.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn algemene bepalingen die van toepassing zijn op een aantal overeenkomsten. Het burgerlijk wetboek zegt hierover:

Algemene voorwaarden zijn één of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzonderingen van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd. 

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel handig en aan te raden. Ze kunnen veel tijd besparen omdat u niet telkens opnieuw hoeft te onderhandelen over de voorwaarden van een overeenkomst. Daarbij zorgen de voorwaarden voor consistentie in uw afspraken. Een deel van de afspraken is dan bij elke overeenkomst hetzelfde. Ten slotte kan een bedrijf zich in de algemene voorwaarden indekken tegen bepaalde zaken. Hiermee kunt u een hoop gedoe voorkomen.

Wat regel je in de algemene voorwaarden?

De algemene voorwaarden zijn als spelregels; op basis van die spelregels doet u zaken. Er kunnen verschillende zaken in de voorwaarden staan. Hierbij valt te denken aan betaalvoorwaarden, maar ook aan aansprakelijkheid. 

Een organisatie is redelijk vrij om te bepalen wat zij in de algemene voorwaarden zet, maar het mag niet in strijd zijn met de wet. Als een beding uit de voorwaarden in strijd is met de wet, kan het document nietig of vernietigbaar worden verklaard. Hierover later meer.

De belangrijkste afspraken (kernbedingen) mogen niet in de algemene voorwaarden staan. Een voorbeeld hiervan is de prijs. De belangrijkste afspraken horen thuis in de (hoofd)overeenkomst.

Een bedrijf moet expliciet laten weten dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Een bedrijf moet ze op de juiste manier ter hand stellen.

Hoe zorg je ervoor dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn?

Algemene voorwaarden moeten ‘ter hand worden gesteld’ aan de wederpartij, anders kunt u er geen beroep op doen. Als dit niet gebeurt kunnen de voorwaarden worden vernietigd met terugwerkende kracht.

Ter hand stellen moet op de juiste manier en op tijd gebeuren. Het verschilt per overeenkomst en situatie hoe u de voorwaarden goed ter hand kunt stellen, dus er is niet één perfecte manier. Voorbeelden van ter hand stellen zijn: fysiek overhandigen, op de website plaatsen en mailen.

Bij ter hand stellen gaat het erom dat de wederpartij de mogelijkheid heeft om de voorwaarden te bekijken. 

Battle of forms

Soms bieden beide partijen algemene voorwaarden aan. De ene partij biedt zijn voorwaarden aan bij het aanbod en de andere partij bij de aanvaarding. Dan kan er discussie ontstaan over wiens voorwaarden gelden. Dit noemen we de battle of forms: een gevecht over de algemene voorwaarden.

Bij een battle of forms geldt in principe: wie het eerst aanbiedt, wie het eerst maalt. Dit is ook wel bekend als de first shot rule.

Zoals altijd zijn er ook in dit geval uitzonderingen. Bijvoorbeeld wanneer de partijen elkaars overeenkomst afwijzen.

Zwarte lijst, grijze lijst en reflexwerking

In de wet staat een zwarte en een grijze lijst. Hierin staan situaties die onredelijk bezwarend (kunnen) zijn als ze in de algemene voorwaarden staan. Deze lijsten gelden in principe voor consumenten en niet voor bedrijven. 

Een voorbeeld uit de zwarte lijst: een bedrijf mag het recht van de consument om de toegezegde prestatie op te eisen niet ontnemen. Als het bedrijf iets beloofd, dan kan de consument dit opeisen. Het bedrijf mag niet in de algemene voorwaarden zetten dat een consument dit niet mag. Dat is onredelijk bezwarend.

Wanneer zo’n beding wel in de algemene voorwaarden staat, dan kan de consument een beroep doen op de zwarte lijst. Het beding wordt dan vernietigd.

In de zwarte lijst staan situaties die altijd onredelijk bezwarend zijn. In de grijze lijst staan situaties die meestal onredelijk bezwarend zijn, maar niet altijd.

Bedrijf als consument

De lijsten gelden in principe voor consumenten, maar soms kan men een klein bedrijf gelijk stellen aan een consument. Dan kan het bedrijf ook een beroep doen op de zwarte of grijze lijst. Dit noemen we een reflexwerking.

Het soort overeenkomst bepaalt ook of het bedrijf een beroep kan doen op de reflexwerking. Als het bedrijf geslaagd een beroep doet op een beding uit de zwarte of grijze lijst, wordt het beding vernietigd.

Algemene voorwaarden opstellen of controleren?

De juristen van Nova Legal zijn gespecialiseerd in het opstellen en controleren van algemene voorwaarden, dit is namelijk een vak apart. Zij weten dan ook precies wat er wel, en juist niet, in mag en wat verstandig is. 

Wilt u algemene voorwaarden laten opstellen of controleren? Wij helpen u graag. Neem vrijblijvend contact met ons op en bekijk wat we voor u kunnen betekenen.